Die ältesten Fotoabzüge, die im Bildarchiv aufbewahrt werden, stammen schon aus den 1850er Jahren. Das Bildarchiv gibt es als solches seit 1888, als Albert Ludorff, seit 1892 Provinzialkonservator von Westfalen, im Auftrag des Provinziallandtages, die Denkmälerinventarisation begann. Zunächst war es der Provinzialkonservator Ludorff selbst, der in ganz Westfalen fotografierte. Heute stellen professionelle Amtsfotograf:innen Bilder für das Bildarchiv her. Damals und heute geht es darum, die westfälische Architektur von innen und außen zu dokumentieren, gegebenenfalls die Ausstattung zu erfassen und jegliche Art von Befunden fotografisch festzuhalten.

Die frühesten Bestände an Plänen stammen ebenfalls aus den Jahren der ersten Inventarisationskampagne 1854/55. In der 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts begann man, Plan- und Kartenmaterial für die Veröffentlichung der Geschichts- und Kunstdenkmalbände zu sammeln. Ab 1892, nach Gründung des Amtes, entstanden zahlreiche Grund- und Aufrisse, die dann zur Veröffentlichung in der Reihe der Bau- und Kunstdenkmälerinventare angefertigt wurden. Weiterhin sind die Pläne vorhanden, die im Zusammenhang mit der Bauberatung bei Umbauten von Kirchen und Schlössern entstanden sind. Einen wichtigen Bestand bilden die Pläne aus der Zeit des Wiederaufbaus nach den Weltkriegen, die nicht selten von Mitarbeitenden des Amtes selbst erstellt worden sind.